Ci-dessous un exemple chiffré d’accompagnement proposé pour les petites structures qui désirent améliorer leur gestion documentaire interne grâce aux outils Microsoft 365 et Sharepoint online en particulier.
Aujourd’hui, les documents sont encore majoritairement centralisés sur le OneDrive du CEO,
ce qui crée des difficultés de partage, de gouvernance et de sécurité.
L’objectif est de mettre en place un espace clair et durable basé sur Microsoft 365 :
SharePoint comme colonne vertébrale documentaire, et Teams comme outil de collaboration.
OBJECTIFS DU PROJET
- Sortir de la dépendance au OneDrive personnel du CEO
- Structurer un SharePoint unique, lisible et sécurisé
- Définir deux niveaux simples d’accès :
- Accès général (référentiels, plan stratégique, supports stagiaires)
- Accès management (documents de décision, RH, organes internes)
- Mettre en place une base intranet simple dès le lancement
- Créer une adoption rapide grâce à un accompagnement sur site
Les montants ci-dessous sont exprimés hors TVA. TVA non applicable (régime franchise petites entreprises).
OFFRE DE SERVICE – ACCOMPAGNEMENT M365
1. DÉCOUVERTE ET CADRAGE (RAPIDE)
Objectif : partir de la réalité, pas d’un modèle théorique. Comprendre l’existant en une semaine et cadrer l’action.
Inclus :
- Réunion de lancement (1h30)
- Analyse des emplacements actuels de stockage (OneDrive CEO, OneDrive perso, Teams, e‑mails…)
- Identification des types de documents et besoins d’accès
- Clarification des cas particuliers : accès spécifiques, problèmes de partage, doublons, versions, recherche…
- Cartographie de l’organisation via la capability map et les pôles de compétences
- Identification des rôles : associés, stagiaires, support, consultants externes
Livrable : note synthétique de cadrage
Prix : 750€
2. STRUCTURE SHAREPOINT ET GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE
Objectif : créer une base documentaire claire, sans usine à gaz.
Mise en place :
- Création du site SharePoint principal « Cabinet Victor Law »
- Structuration par bibliothèques selon la logique métier :
- Référentiel interne (processus, modèles, plan stratégique)
- Supports de vente et ressources stagiaires
- Management (restreint)
- RH / Fournisseurs (droits spécifiques)
Règles de fonctionnement :
- Conventions de nommage
- Gestion des versions
- Guide « Où ranger quoi ? »
- Guide « Quel outil pour quel usage ? » :
- Teams : collaboration active, réunions, conversations, fichiers de travail
- SharePoint : documents finalisés, référentiels, diffusion interne, archivage
- OneDrive : documents professionnels personnels (brouillons, travail individuel)
- Outlook : communication formelle, liens plutôt que pièces jointes
- Cycle de vie d’un document : Brouillon (OneDrive) → Travail d’équipe (Teams) → Finalisation / stockage (SharePoint) → Archivage
- Lutte contre la « pollution numérique » :
- Partager un lien plutôt qu’une annexe
- Réduire les copies, viser la version unique
- Favoriser la co‑édition : bonnes pratiques
Prix : 1400€
3. GESTION DES ACCÈS ET SÉCURITÉ
Objectif : un modèle simple mais robuste.
Inclus :
- Explication et démonstration de la stratégie de permissions :
- Gestion par groupes plutôt que par individus
- Groupes de sécurité clairs et durables
- 3 rôles standards : propriétaire, membre, visiteur
- Contrôle des permissions sur chaque ressource
- Création des groupes standards :
- Tout le cabinet (lecture générale)
- Management (associés + direction)
- RH restreint
- Secrétariat / achats / …
- Recommandations sur les exceptions (sans matrice lourde)
- Mise en place éventuelle du partage externe contrôlé (invités, durée limitée…)
- Tests des accès
Prix : 950€
4. TEAMS : CADRAGE, BONNES PRATIQUES ET ANTIPROLIFÉRATION
Objectif : clarifier l’usage Teams vs SharePoint et éviter la prolifération.
Inclus :
- Explication du lien Teams ↔ SharePoint
- Définition des règles :
- Quand créer une équipe, un canal, un répertoire
- Où ranger les fichiers de travail et quand les basculer dans SharePoint
- Stratégie recommandée :
- 1 SharePoint « Cabinet »
- Teams pour projets spécifiques ou équipes (selon analyse phase 1)
- Bonnes pratiques pour les canaux : général, partagé, privé
Prix : 650€
5. INTRANET SHAREPOINT
Objectif : créer un espace vivant qui soutient la culture d’entreprise et facilite la communication.
Mise en place d’un intranet « starter » :
- Page d’accueil Victor Law :
- Annonces / actualités internes
- Accès rapides (plan stratégique, modèles, supports…)
- Mise en avant d’informations clés
- Structuration visuelle simple
- Conseils de gouvernance éditoriale
Prix : 850€
6. ACCOMPAGNEMENT TERRAIN ET FORMATION SUR MESURE
Objectif : développer la maîtrise des outils et aller plus loin.
- 2 demi‑journées sur site ou en visio
- Formation selon niveau et besoins :
- Teams : réunions, fichiers, canaux, Notes, Planner
- Introduction progressive aux métadonnées
- Quand utiliser métadonnées vs dossiers
- Création de vues filtrées
- Versioning, partage, recherche, listes, flux…
Prix : 400€
TOTAL GLOBAL
Inclut environ 6 jours d’intervention.
Régime particulier de franchise des petites entreprises : aucune TVA ne sera ajoutée.
OPTIONS APRÈS ADOPTION
- Coaching personnalisé (1/2 journée – 450€ HTVA)
- Évolutions intranet : base de connaissance, onboarding stagiaires…
- Automatisations, modèles, métadonnées avancées
- Formation sur mesure
